Of u nu alleen werkt of met een team van uw vereniging, er zijn veel middelen die u kunnen helpen uw algemene doelen te bereiken. Productiviteitstools zijn soorten software - vaak beschikbaar via een mobiele applicatie - die u helpen georganiseerd te blijven, workflows te stroomlijnen en uiteindelijk meer te doen in uw organisatie. Hoewel er honderden, zo niet duizenden tools voor u zijn om uit te kiezen, hebben we onze selectie beperkt tot 34 opmerkelijke oplossingen die u kunnen helpen bij de dagelijkse activiteiten van uw non-profitorganisatie, waarvan sommige ons hier bij TechSoup Nederland helpen.

Taakbeheerinstrumenten

1. Taskful

Taskful is een slimme to-do lijst en taakmanager die u helpt uw deadlines te halen. Deze tool is nuttig voor het plannen van uw volgende geldinzameling of gewoon voor uw dagelijkse teamtaken. Voer gewoon de taak en de vervaldatum in en Taskful zal deze gelijkmatig over uw kalender verdelen, zodat u niet alle deadlines in één keer hoeft te halen. Deze takenlijst is ook nuttig omdat het alleen laat zien wat je op een bepaalde dag moet doen, zodat je niet al je wekelijkse taken in één keer ziet en je je niet overweldigd voelt.

2. Todoist

Todoist is een andere eenvoudige en gemakkelijk te gebruiken "to-do lijst", maar het biedt ook functies die u helpen om uw vooruitgang beter te visualiseren. Met deze tool kunt u eenvoudig een overzicht krijgen van uw taken en deze vervolgens classificeren en prioriteren. Todoist synchroniseert met al uw apparaten en helpt u om taken te delegeren aan andere mensen in uw vereniging.

Todoist biedt duidelijke en aantrekkelijke grafieken die uw persoonlijke vooruitgang en productiviteit gedurende de hele week laten zien. Als uw week niet erg productief was, kan Todoist u precies laten zien waar uw productiviteit is gedaald, zodat u de volgende week uw doorstroming kunt verbeteren.

3. Microsoft To-Do

Microsoft To-Do is een dagelijkse organisatie- en planningstool. Het stelt u in staat om "to-do lijsten" aan te maken en te classificeren, reminders te definiëren en lijsten en taken met collega's te delen. U kunt deze tool ook synchroniseren met Microsoft Outlook om de planning en het beheer van taken te vergemakkelijken.

Voor deze tool is een abonnement op Office 365 of To-Do vereist. Bekijk de gratis en afgeprijsde Microsoft-software die beschikbaar is bij TechSoup Nederland.
 

Kalender en planningstools

4. Google Calendar

Google Calendar is eenvoudig te gebruiken en kan automatisch gebeurtenissen aan uw agenda toevoegen, zoals reisarrangementen, evenementen en vergaderingen. U kunt ook taken en doelen creëren naast uw evenementen, zoals wekelijks contact opnemen met een bepaald aantal donateurs. Maak gewoon uw doel met de hoeveelheid tijd die u wilt besteden aan het bereiken ervan en Google zal automatisch de tijd organiseren of uitstellen op basis van wat u hebt gepland voor elke dag.

Als u meerdere evenementen plant of aan meerdere projecten binnen uw vereniging werkt, kunt u uw agenda in kleur coderen om meerdere projecten tegelijk te kunnen volgen. U kunt ook meerdere kalenders voor uzelf maken en deze synchroniseren met al uw apparaten, zodat alles altijd toegankelijk is.

5. Microsoft Outlook

Microsoft Outlook is een veelgebruikte e-mailoplossing. Het kan gebruikt worden als een hub voor uw agenda, adresboek, takenlijst, enz.

Gemakkelijk evenementen en bestanden toevoegen of delen en elke week georganiseerd blijven. Outlook integreert zich ook met andere Microsoft-applicaties om u te helpen alles op één plaats te houden. Outlook biedt gratis mobiele applicaties met functies die zijn ontworpen voor toegang onderweg.

Voor deze tool is een abonnement op Office 365 of To-Do vereist. Bekijk de gratis en afgeprijsde Microsoft-software die beschikbaar is bij TechSoup Nederland.

6. Doodle

Het plannen van een vergadering of evenement kan een hoofdpijn zijn als er veel mensen bij betrokken zijn. Doodle maakt het proces gemakkelijker door u de mogelijkheid te bieden om verschillende tijdstippen voor te stellen om de deelnemers uit te nodigen. De deelnemers kunnen dan stemmen over hun voorkeuren. Gebruikers hoeven geen account te hebben om bij te dragen aan de planning - stuur ze gewoon de link en ze kunnen snel de tijden selecteren die het beste bij hen passen.

Systemen voor documentbeheer

7. Google Drive

Met Google Drive kunt u al uw bestanden op één plaats opslaan. Gebruik Google Drive om foto's, video's, documenten en meer op te slaan. Het maakt ook samenwerking tussen meerdere belanghebbenden mogelijk. Beheer wie wat kan zien, bewerk bestanden en geef gebruikers toegang op elk gesynchroniseerd apparaat. Naast de mogelijkheid om al uw grote bestanden op te slaan, kunt u documenten, spreadsheets, diapresentaties en meer maken en delen.

8. Documents

Exclusief voor iPhones en iPads biedt Documents u toegang tot boeken, films, Word- en Excel-documenten, afbeeldingen, muziek, PDF's en meer op uw iOS-apparaten.

Met documenten kunt u andere opslagplatforms in deze ene hub synchroniseren. Als sommige van uw teamleden Dropbox gebruiken, en anderen Google Drive, haalt deze tool het giswerk uit het synchroniseren van alle platformen op één plaats voor gemakkelijke toegang.

Persoonlijke productiviteitsgereedschappen

9. Freedom

Het online doorbrengen van tijd maakt nu deel uit van de dagelijkse activiteiten van elk bedrijf, inclusief NPO's. Het kan echter storend zijn als je andere sites bezoekt. Freedom stelt u in staat om websites te blokkeren op alle apparaten op specifieke tijdstippen om zo afleiding te vermijden die u ervan weerhoudt om productief te zijn.

Freedom geeft u zeven gratis proefbeurten voordat u moet betalen (minder dan $30 per jaar), maar het biedt ook een aantal nuttige gratis browserextensies die hetzelfde kunnen doen.

• Pauzeren Uitbreiding: Deze uitbreiding zal u dwingen om te pauzeren en na te denken voordat u naar uw afleidende websites gaat.

• Beperk Verlenging: Beperk uw tijd op aangewezen websites. Als uw tijd op is, zal de extensie u doorverwijzen naar een groene pagina van Freedom.

• Insight Extension: Als u nieuwsgierig bent naar waar u de meeste tijd doorbrengt, zal deze extensie u precies vertellen hoeveel tijd u aan elke site besteedt, zodat u weet aan welke u niet meer tijd moet besteden.

10. StayFocusd

StayFocusd is een eenvoudige en uiterst nuttige Chrome-extensie die u helpt afleidende online content te blokkeren. Het geeft u de mogelijkheid om hele sites of specifieke pagina's, subdomeinen en zelfs inhoud zoals video's, spelletjes en afbeeldingen te blokkeren. Als je eenmaal een site hebt geblokkeerd en een tijdslimiet hebt ingesteld, kun je die niet meer ongedaan maken.

Als u zich echt moet concentreren op het maken van dit rapport voor uw team, of als u te veel wordt afgeleid om de details van uw volgende fundraiser uit te werken, kan deze uitbreiding nuttig zijn.

11. Strides

Strides helpt gebruikers om de voortgang en doelstellingen op een georganiseerde manier te volgen. Met vier unieke trackingmethoden kunt u alle belangrijke zaken in uw leven en organisatie in de gaten houden. Met deze tool kunt u bestaande sjablonen uit verschillende categorieën selecteren of uw eigen sjablonen maken.

Trackers van gewoontes, doelen, gemiddelden en projecten kunnen uw NPO helpen door alles te volgen en te meten, van persoonlijke gewoontes tot het geld dat door een bepaalde groep donateurs wordt ingezameld en alles daartussenin. Hier zijn enkele van de verschillende kenmerken.

• Traceergewoonten: Schuif de schuifregelaar om aan te geven of u er al dan niet in geslaagd bent een doel te bereiken, bijvoorbeeld niet bellen voor het slapen gaan of de hele dag door voldoende water drinken.
• Target Tracking: Deze tracking helpt u om een specifiek doel te bereiken op een bepaalde datum, of het nu gaat om het verzamelen van nieuwe donoren of het bereiken van een specifiek aantal registranten op een evenement.
• Gemiddeld volgen: Gebruik deze tracker om cijfers over een bepaalde periode bij te houden, zoals het totale inkomen of de bezoekers van de website.
• Project Tracking: Stel eenvoudige mijlpalen in en de tracker laat je de voortgang van een bepaald project zien, zodat je een duidelijk beeld krijgt van hoeveel je hebt bereikt en wat er nog gedaan moet worden.

12. Productive

Productive is een gratis en eenvoudig te gebruiken hulpmiddel waarmee u persoonlijke doelen en vooruitgang kunt volgen. Gebruik het om deadlines en reminders vast te leggen voor alles wat u voor uw organisatie moet doen. U kunt ook een overzicht krijgen van uw dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse voortgang, bijvoorbeeld wanneer u elke week geld wilt inzamelen of wanneer u een bepaald aantal deelnemers moet verzamelen voor uw volgende evenement.

13. Forest

Deze $1.99 productiviteitsapp en Chroom uitbreiding is de moeite waard om op te merken voor het doel dat het promoot. Terwijl je werkt, laat de Forest-applicatie virtuele bomen zien die groeien terwijl je werkt, zodat je je voortgang op een leuke manier kunt visualiseren. Als u de verleiding niet kunt weerstaan en besluit om de applicatie op uw telefoon te stoppen of de aangewezen plekken op de zwarte lijst te bezoeken, zullen uw bomen beginnen te vervagen. Misschien wel het meest interessante aan deze app is dat Forest samenwerkt met Trees for the Future om echte bomen op aarde te planten. Wanneer gebruikers virtuele munten uitgeven die ze verdienen met het planten van virtuele bomen, maakt het Forest-team het gemakkelijk om bomen te planten over de hele wereld - 837.974 tot nu toe!

14. Netvibes

Met een drukke agenda kan het moeilijk zijn om op de hoogte te blijven van nieuws en sociale media-inhoud. Uw team kan het Netvibes-dashboard gebruiken als een eenvoudig te gebruiken luisterend dashboard, aangepast aan de sociale media-inhoud die u volgt. Selecteer het onderwerp, het account of de hashtags die u wilt volgen, en het zal allemaal worden gegroepeerd op een pagina en klaar om te worden bekeken.

15. Meltwater

Meltwater is een ander bewakingsdashboard dat de mediadekking in zowel het nieuws als de sociale media bijhoudt, allemaal op één enkel platform. Het is speciaal ontworpen voor PR- en marketingteams. U kunt een demonstratie aanvragen op hun website.

Projectmanagementsystemen

16. Trello

Als u werkt aan een project dat veel bewegende delen heeft en waarbij meerdere mensen betrokken zijn, kan Trello perfect passen bij uw team. Maak meerdere projecttabellen aan met verschillende kolommen (zoals "To Do", "In Progress" of "Completed") en sleep elke taak eenvoudigweg naar de juiste kolom als deze is voltooid. U kunt ook "teams" aanmaken in Trello om bij elk project georganiseerd te blijven en uw andere tafels privé te houden.

Trello biedt een verscheidenheid aan add-ons die u kunt gebruiken om uw tafel te integreren met andere platformen, zoals Google Drive en Slack.

17. Microsoft Planner

Microsoft Planner is een nuttig platform voor het maken van plannen en het communiceren van de voortgang met de verschillende teams in uw NPO. Dit eenvoudig te gebruiken projectbord stelt u in staat om plannen te organiseren, taken te creëren en toe te wijzen, te discussiëren met teamleden en de hele week door te zorgen voor voortgangsupdates. Het is eenvoudig te gebruiken en integreert met Microsoft Outlook, waardoor gebeurtenissen automatisch worden toegevoegd aan uw agenda zodat u nooit een deadline mist.

Voor deze tool is een abonnement op Office 365 of To-Do vereist. Bekijk de gratis en afgeprijsde Microsoft-software die beschikbaar is bij TechSoup Nederland.

18. Asana

Asana biedt een eenvoudig te gebruiken projectbord als uw team georganiseerd wil blijven en elkaar op de hoogte wil houden. Het stelt u in staat om eenvoudig prioriteiten en deadlines te stellen, taken aan anderen te delegeren en de taken te bekijken waar uw collega's mee bezig zijn of die zij hebben voltooid. Het management kan de werklast van elk teamlid zien en taken opnieuw toewijzen of inplannen om een meer evenwichtige omgeving te creëren. Asana biedt een duidelijk overzicht van de voortgang van uw team en biedt meer dan 50 verschillende projectboard-sjablonen, zodat u tijd kunt besparen en u zich kunt richten op taakbeheer. Als uw vereniging werkt aan verschillende projecten met veel bewegende delen, is Asana een goede manier voor uw team om georganiseerd te blijven.

TechSoup Nederland biedt Asana kortingen aan voor organisaties zonder winstoogmerk

Communicatiemiddelen voor teams

19. Slack

Slack is een messaging tool voor diegenen die werken in virtuele teams of op meerdere projecten die verschillende gesprekken vereisen. Maak zoveel kanalen aan als u wilt en voeg alleen de gebruikers toe die u nodig hebt, zodat u de inboxen van mensen niet vult met irrelevante informatie. Als u een evenement plant, kunt u er een specifieke chatroom voor creëren. Als u alleen met uw marketingteam werkt, kunt u ook uw eigen chatroom creëren. Met deze messagingtool kan uw NPO echt gesprekken scheiden en tegelijkertijd samenwerken.

Slack is beschikbaar in de TechSoup Nederland catalogus.

20. Microsoft Teams

Microsoft Teams biedt een ruimte om samen te werken met alle teamleden met behulp van Office 365-software. Beheer meerdere online gesprekken, organiseer gesprekken en videochats, en heb uw agenda op één plaats. Als u samen met uw team aan een rapport of andere documenten werkt, kunt u met deze gigantische hub het delen en bewerken voor extra gemak beheren.

Voor deze tool is een abonnement op Office 365 of To-Do vereist. Bekijk de gratis en afgeprijsde Microsoft-software die beschikbaar is bij TechSoup Nederland.

Gereedschap voor het maken van notities

21. Google Keep

Google Keep is handig als u een eenvoudig hulpmiddel nodig hebt voor het maken van aantekeningen, het instellen van reminders en het organiseren van foto's, documenten en bonnetjes. Als u snel een bonnetje voor uw onkostennota of een bijschrift voor een foto van een evenement moet maken, slaat u uw bonnetje gewoon op en Google schrijft het automatisch over naar de juiste locatie. Net als andere Google-oplossingen maakt Google Keep verbinding met uw harde schijf en is deze overal en door iedereen die er toegang toe heeft toegankelijk.

22. OneNote

OneNote, een Microsoft Office applicatie, biedt flexibele en georganiseerde notities. Schrijf, teken, markeer en organiseer de pagina's naar wens. Je maakt aantekeningen voor jezelf of deelt aantekeningen en werkt samen met teamleden. U kunt ook mappen aanmaken, collega's de mogelijkheid bieden om notities te bewerken of te bekijken en uzelf gemakkelijk als een team organiseren.

Voor deze tool is een abonnement op Office 365 of To-Do vereist. Bekijk de gratis en afgeprijsde Microsoft-software die beschikbaar is bij TechSoup Nederland.

23. Notejoy

Notejoy is een ander hulpmiddel voor het maken van notities als u een klein team hebt dat graag samenwerkt en graag vergadernota's, ideeën deelt... Deze notitietool stelt u in staat om checklists aan te maken en georganiseerd te blijven met al uw verschillende projecten. Met Notejoy kunt u vijf gebruikers per bibliotheek en drie samenwerkende bibliotheken met maximaal 100 MB opslagcapaciteit hebben.

Een van de voordelen van Notejoy is dat u het ook kunt integreren met Slack, Gmail, Google Drive en vele anderen, zodat u altijd toegang heeft tot uw e-mails, threads en bestanden op één plaats.

24. Evernote

Evernote is een ander notitie-instrument dat een unieke plek biedt voor je lijsten, notities, reminders en ideeën. Als u of uw team een eenvoudige plek nodig heeft om aantekeningen te maken tijdens een vergadering of spontane ideeën onderweg, overweeg dan het gebruik van Evernote voor uw NPO.

Marketingmiddelen

25. Instasize

Instasize is een gebruiksvriendelijke foto-editor en videobewerkingsgereedschapskist met hoogwaardige fotofilters, collagemaker, bewerkingshulpmiddelen en nog veel meer. Als u niet bekend bent met het bewerken van foto's en video's, maakt Instasize het u gemakkelijk met een gratis, premium optie. 

Download Instasize app (iOS) - Download Instasize app (Android)

26. Adobe Spark

Adobe Spark stelt iedereen met basis computervaardigheden in staat om visuele content te creëren voor hun merk. Via mobiel of het web kunt u snel eenvoudige afbeeldingen, webpagina's en video's maken in enkele minuten. Het biedt ook een verzameling foto's, iconen en lettertypes om te integreren in uw creaties.

27. Canva

Een ander effectief grafisch ontwerphulpmiddel is Canva. Het laat u toe om snel beelden samen te stellen met respect voor uw grafisch charter. Dankzij de vele eenvoudig te gebruiken sjablonen, lettertypen, afbeeldingen en meer kunt u unieke afbeeldingen, presentaties en zelfs video's maken zonder enige grafische ontwerpervaring.

28. HubSpot

HubSpot is een gigantische hub die tools biedt voor social media marketing, contentmanagement, webanalyse, landingspagina's, klantenondersteuning en zoekmachineoptimalisatie. Plan social media-berichten en e-mails, analyseer het websiteverkeer en ontwerp webpagina's voor uw organisatie.

29. Hootsuite

Hootsuite is een meer betaalbaar social media management platform dat u in staat stelt om meerdere accounts te beheren, publicaties op voorhand te plannen, de inhoud van het platform te beheren en zelfs de ROI (Return On Investment) te meten. 

30. Later

Later is een social media management tool, met name voor Instagram, Facebook, Pinterest en Twitter. Later kan uw berichten programmeren, nieuwe volgers ontdekken, nuttige hashtags vinden en analyses bekijken voor elk platform. Niet alleen is de tool gratis, maar Later is een Instagram-partner en maakt gebruik van de grafische API van Instagram voor het publiceren, zodat uw account altijd veilig is.

Andere productiviteitsgereedschappen

31. Dashlane

Dashlane is een wachtwoordbeheerder op abonnementsbasis en een digitale portemonneeapplicatie. Deze tool, die beschikbaar is voor MacOS, Windows, iOS en Android, stelt u in staat om al uw inloggegevens en persoonlijke informatie eenvoudig op één plaats op te slaan, zodat u geen tijd verliest met zoeken.

32. LastPass

Met LastPass kunt u inloggegevens delen met gebruikers zonder dat ze het echte wachtwoord zien. Wanneer ze geen toegang meer nodig hebben, kunt u de inloggegevens gewoon intrekken.

LastPass bevat ook een kluisje met al uw opgeslagen gegevens, zodat u nooit uw wachtwoord hoeft te onthouden. Met de LastPass extensie wordt uw wachtwoord automatisch ingevuld wanneer dat nodig is. Bovendien zal LastPass merken dat u uw wachtwoord wijzigt en zal het u automatisch vragen om het nieuwe wachtwoord op te slaan.

Andere productiviteitsgereedschappen

33. Newton

Als je gestresst bent door een geladen inbox, kan Newton helpen. Met Newton ontvangt u automatisch reminders voor e-mails die aandacht behoeven, hetzij om te antwoorden, hetzij om op te volgen. Bovendien herkent deze tool de vervaldata en deadlines, zodat u niets mist tijdens uw drukke dagen.

Heeft u zich ooit afgevraagd of uw donateurs uw e-mails zien? Ter ondersteuning van uw outreach-activiteiten biedt Newton een gebruiksvriendelijke ontvangstdienst waarmee u kunt zien of gewaarschuwd kunt worden wanneer iemand uw e-mail leest. Het filtert ook onnodige e-mails zoals nieuwsbrieven en abonnementen, zodat u zich eerst kunt concentreren op wat belangrijk is.

34. LanguageTool

LanguageTool is een krachtige schrijfassistent die uw grammatica corrigeert en u helpt om te schrijven en u zo goed mogelijk uit te drukken. Met deze applicatie of browserextensie kunt u grammaticafouten vermijden, of u nu Gmail, Facebook, Slack of andere platformen intypt.

35. Adobe Scan

Als u onderweg voortdurend documenten moet scannen en verzenden, probeer dan Adobe Scan.

Met deze scantool kunt u documenten en formulieren vastleggen en converteren naar PDF-documenten. Neem gewoon een foto van uw document, whiteboard of papieren notities en Adobe Scan gaat aan de slag. De tool herkent automatisch tekst, waardoor het eenvoudig is om aantekeningen te markeren of zelfs interactieve documenten zoals formulieren te maken.

36. OnBoard

OnBoard is een complete en veilige software voor bestuurs- en managementvergaderingen. Dit platform biedt uw team een compleet pakket aan vergaderhulpmiddelen voor het nemen van soepele en intelligente beslissingen en biedt videoconferenties, beveiligde berichten-, stem- en goedkeuringssystemen en vele andere nuttige functies om uw community zo efficiënt mogelijk te laten functioneren.

37. Headspace

Naast productief en georganiseerd zijn, is het belangrijk om alert en gezond te blijven. De Headspace-applicatie geeft u de mogelijkheid om de verbinding te verbreken, zelfs voor een paar minuten om te mediteren en uw geest te kalmeren. Deze nuttige toepassing biedt honderden themasessies, of u nu worstelt met concentratie, stress, slaap of angst.

Het kan moeilijk zijn om tijd te vinden wanneer u ook evenementen plant, fondsen probeert te werven en actief blijft in uw NPO. Headspace biedt begeleide meditaties die op elk moment binnen enkele minuten kunnen worden gedaan. Het biedt ook speciale "SOS-oefeningen" voor de onverwachte gebeurtenissen van de dag. U kunt uw geleide meditaties raadplegen op uw mobiele telefoon of desktopcomputer, zodat u op elk moment uw geest kunt kalmeren en uw productiviteit kunt verhogen.

Conclusie

Of u nu moeite heeft om uw inbox te beheren, online gefocust te blijven of zelfs te communiceren met uw team, er is technologie die u kan helpen uw doelen te bereiken en georganiseerd te blijven binnen uw organisatie. Begin vandaag nog met het verkennen van deze hulpmiddelen!

Auteur : Steven Davidson
Bron : Zie TechSoup article