11.12.2017

Hoe omarmen Nederlandse non-profit organisaties informatietechnologie?

header article.jpg

In februari-maart 2017 heeft SOCIALware/ TechSoup Nederland een enquête uitgevoerd om een beter beeld te krijgen van het gebruik van digitale technologie door non-profitorganisaties en om hun belangrijkste prioriteiten, intenties en problemen te begrijpen. De resultaten van deze studie zullen richting geven aan onze toekomstige acties en moeten deze organisaties in staat stellen zichzelf te situeren.


De studie richt zich op 5 aspecten :

Hieronder enkele interessante items die uit het onderzoek zijn uitgelicht:


778 organisaties hebben deelgenomen aan de enquête


Onderstaande indeling wordt in de studie, waar relevant, gebruikt om de resultaten van het onderzoek te verfijnen op basis van de grootte van de ondervraagde organisaties, uitgedrukt in FTE (Voltijds Equivalenten).





61%
(42% + 19%) van de respondenten zijn kleine organisaties die minder dan 5 FTE in dienst hebben (in deze groep heeft 42% helamaal geen personeel).
De middelgrote organisaties vertegenwoordigen 33% van de deelnemende populatie.
6% zijn grote organisaties ( waarvan de grootste 1.400 medewerkers heeft).

De verdeling van de respondenten naar grootte valt niet helemaal overeen met de verdeling binnen het TechSoup NL bestand van aangesloten organisaties. Het valt op dat vooral kleine en heel kleine non-profit organisaties hebben deelgenomen aan de studie, wat dan wel de bevoorrechte doelgroep van TechSoup is.Hierdoor kunnen we minder relevante conclusies trekken voor IT-adoptie door grotere organisaties (> 50 medewerkers).

 



IT beheer en uitgaven

Menselijke middelen





Deze grafiek toont het relatieve belang van de partijen betrokken bij IT-beheer (eigen personeel, externe dienstverleners, vrijwilligers) in functie van de organisatiegrootte.

Daarnaast toont de studie dat:
40% volledig afhangen van vrijwilligers en 19% uitsluitend externe IT expertise inhuurt. Dit zijn hoofdzakelijk middelgrote organisaties.
bij 8% ligt de IT-verantwoordelijkheid uitsluitend bij interne medewerkers.

 





Financiële middelen

De respondenten besteden gemiddeld 4.2% van hun uitgavenbudget aan IT kosten, excl. Personeelskosten.  







43%
van het IT budget gaat, als belangrijkste uitgavenpost, naar externe dienstverleners  voor beheer en onderhoud infrastructuur, advies, applicatie-ontwikkeling en gebruikersondersteuning.
Ondanks het wijdverspreide gebruik van de cloud door non-profitorganisaties, bedragen de kosten van cloudabonnementen slechts 8% van de totale technologiekosten. Dit kan worden verklaard door een veelvuldig gebruik van gratis oplossingen voor individueel gebruik of voordelige oplossingen toegankelijk via TechSoup Nederland.

 

 

 




Enkele IT strategie aspecten

  • 8% van de respondenten is van mening dat hun IT-situatie een obstakel vormt voor hun werking.
  • 8% ziet zichzelf als echt innoverend.
  • Tussen deze twee uitersten, ziet men dat de meerwaarde van de IT voor eigen personeel en begunstigden toeneemt met de grootte van de organisatie.



De overgrote meerderheid van de respondenten respecteert de basisprincipes van beveiliging door het gebruik van up to date software en antivirus tools.

Maar er zijn er veel minder die zichzelf volledig beschermen tegen verlies door het stelselmatig maken van back-ups.

Al worden belangrijke data niet permanent geback-upt, past de meerderheid van de respondenten wel gezonde praktijken toe.






  • 1 op de 3 organisaties geeft aan dat hun RvB niet gevoelig is voor de rol van technologie.
  • 20% zijn van mening dat personeel en vrijwilligers zich onvoldoende bewust zijn van de risico's van dataverlies of –lekken en aspecten met betrekking tot privacy. Dit is een aandachtspunt voor de toepassing van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming, of GDPR).


Technologische omgeving



Grote organisaties maken relatief meer gebruik van mobiele toestellen zoals smartphones en tablets. Wat ook opvalt is het gebruik van laptops in verhouding met desktops. Bij grotere organisaties is er een significant hoger percentage gebruik van laptops.

Voor gemiddeld 22 PC’s in haar bezit, gebruikt een organisatie ook 15 externe computers voor de ondersteuning van haar werking.

Vooral bij organisaties die veel werken met vrijwilligers worden privé computers ingezet.

 

 

 

  • Voor zowel besturingssystemen als kantoorsuites is Microsoft op grote schaal dominant met een marktaandeel vanmeer dan 82%.
  • Aanwezig op een aandeel van 47% van het totale PC park van de respondenten, is Windows 10 het meest gebruikte besturingssysteem. Bij 39% beschikt men over een PC park dat al helemaal op Windows 10 draait.
  • 12% van dat PC-park zijn Mac-systemen.
  • Slechts 5% van de PC’s draait op Linux.






Aangezien het publiek dat op deze enquête is ingegaan voornamelijk bestaat uit zeer kleine organisaties, is het niet verwonderlijk dat meer dan de helft niet met servers werkt.

Wie een server gebruikt plaatst die bij voorkeur in het eigen pand.

 


 


44%
van de respondenten geven aan dat ze al een aanzienlijk deel van hun IT naar de cloud hebben gemigreerd.
Daarin lopen de Nederlandse organisaties sterk voorop op de omgevende landen, onder meer België, waar die groep 27% bedraagt.

De belangrijkste obstakels naar de cloud zijn twijfels over de veiligheid en vertrouwelijkheid van gegevens.

De cloud wordt onder andere gebruikt voor het opslaan, organiseren en delen van bestanden.

Google Drive (zakelijke versie) blijkt veruit de meest populaire oplossing. 70% van de respondenten houden zich aan het gebruik van één enkele oplossing. Voor wie er meer gebruikt, zijn de vaakst voorkomende combinaties OneDrive for Business samen met een Microsoft Server, of ook combinatie van een gratis persoonlijke opslagruimte met een betaalde oplossing.

Beheer van de doelgroep, leden, donateurs en andere stakeholders

 

  • De klassieke kantoorsuite (MS Office, G-Suite) ,blijft de uitverkoren oplossing voor zowel contactbeheer als voor ondersteuning van de dienstverlening aan begunstigden.
  • 1 respondent op 3 beheert zijn contacten exclusief met gebruik van office tools. 6% gebruiken hiervoor een gespecialiseerde CRM tool (‘Customer Relationship Management’).
  • 27% gebruiken een of meer specifieke vakoplossingen voor het beheer van hun begunstigden, en 32% beheren de relatie met hun doelpubliek manueel.


Online aanwezigheid en digitale communicatie


99%
van de respondenten hebben een eigen website. Die wordt voornamelijk gebruikt voor informatieve doeleinden eerder dan voor het faciliteren van online interacties met leden en het publiek.






70% van de respondenten proberen de zichtbaarheid van hun site actief te beïnvloeden.

Een nader onderzoek van de gebruikte optimaliseringsstechnieken toont:

Iets minder dan de helft van de respondenten volgt goede organische SEO praktijken bij het ontwerpen van zijn website.

Iets meer dan één op de vijf respondenten analyseert actief de bezoeken en het verkeer op zijn site.

Ruim een kwart doet ook beroep op advertentiecampagnes om zijn site om een gunstige plaats in de zoekresultaten te laten voorkomen, onder meer dankzij het AdGrants aanbod van Google voor de nonprofitorganisaties.

 

 

 

 

20% van de respondenten werven actief fondsen online, voornamelijk via de website, en 28% is het van plan in de toekomst.

83% van de respondenten sturen regelmatig elektronische nieuwsbrieven uit.

Mailchimp wordt hiervoor door 1 respondent op 3 gebruikt, terwijl 37% hun nieuwsbrieven niet via een gespecialiseerde e-mailmarketingtool versturen.



 

91% van de respondenten zijn aanwezig op sociale media, voornamelijk om

  • Hun acties en evenementen te promoten.
  • Het grote publiek voor hun doel te mobiliseren.
  • Met leden, vrijwilligers en begunstigden te communiceren.
Minder om fondsen te werven.

Een vergelijkbaar onderzoek door het TechSoup-netwerk in buurlanden laat zien dat in België 79% van de ondervraagde non-profits actief zijn op sociale netwerken en in Duitsland slechts 57%.

 

 

Uitdagingen, behoeften en prioriteiten

 

  • Ruim de helft van de respondenten blijft het gebrek aan financiële middelen, tijd en knowhow het grootste obstakel voor optimaal benutten van het IT potentieel.
  • Ruim één derde worstelt worstelt om de complexiteit van de technologie onder de knie te krijgen, mee te kunnen met het tempo en te begrijpen hoe de voordelen voor de organisatie te plukken.

Hoewel de meeste organisaties al sterk online aanwezig zijn, zijn hun belangrijkste prioriteiten het verbeteren van hun website en het beter gebruik maken van sociale netwerken.

Ook over online fondsenwerving en crowdfunding is er een honger naar informatie.

Er is een grote vraag naar duidelijke, eerlijke en vergelijkende informatie, opleiding en steun in de keuze en implementatie van de oplossingen.

Ten slotte geven respondenten ook blijk van een sterke behoefte aan informatie over IT beveiliging en gegevensbescherming.

 


Bovenstaande gegevens zijn fragmenten uit het uitgebreide studieverslag dat de antwoorden op het veertigtal gestelde vragen bevat, evenals gecombineerde analyses en conclusies.