10.03.2020

Covid-19 Remote werken

Covid 19 (1).png

Non-profitbronnen om extern te werken tijdens de uitbraak van COVID-19

Omdat het aantal COVID-19 gevallen blijft stijgen in de gemeenschappen waar we wonen en dienen, moedigen organisaties hun personeel aan om indien mogelijk op afstand te werken. Hoewel een geplande overgang naar personeel op afstand doorgaans in de loop van de tijd wordt georganiseerd, moet dit in dit scenario wellicht snel worden geïmplementeerd. Omdat de huidige situatie met COVID-19 zo snel verandert, zijn de onderstaande bronnen (waarvan de meeste gratis) opties die relatief snel kunnen worden geïmplementeerd, met weinig tot geen externe IT-ondersteuning nodig en met een focus op oplossingen voor communicatie op afstand en informatie-uitwisseling.

Natuurlijk zijn er veel soorten non-profitorganisaties die vanwege de aard van hun werk niet in staat zijn om vanuit huis te werken, waaronder musea, opvangcentra en zorgverleners. Maar als u deel uitmaakt van een organisatie die in staat is om te blijven werken als uw medewerkers allemaal op afstand werken vanuit huis, hopen we dat het volgende nuttig is voor u en uw non-profit.

Communicatieoplossingen voor personeel dat op afstand werkt

De meeste organisaties werken nu met e-mail die wordt gehost in de cloud, inclusief Office 365, Gmail of e-mail die wordt gehost door uw internetprovider. Als u Office 365 Non-profit of G Suite voor non-profit gebruikt , bent u echt goed ingesteld om al op afstand te werken. Beide oplossingen hebben geweldige communicatie- en samenwerkingsfuncties die u mogelijk alleen moet activeren.

Office 365-gebruikers

Teams is inbegrepen bij alle Office 365 Business- en Enterprise-licenties en kan worden gebruikt om

  • Werk samen aan documenten
  • Deel bestanden
  • Chat met teamleden of specifieke groepen
  • Host vergaderingen

Maak kanalen om specifieke werkgroepen te huisvesten, waaronder documentopslag, chatfunctionaliteit en gedeelde notities

Als u meer wilt weten over Teams en hoe u het instelt en gebruikt, heeft Microsoft onlangs een blogbericht gepubliceerd over het gebruik van Teams in deze uitdagende tijden.

G Suite voor gebruikers zonder winstoogmerk

Als u de Non-profit G Suite Basic al gebruikt, heeft Google zojuist aangekondigd dat het de premiumfunctionaliteit van Google Hangouts Meet tot 1 juli gratis beschikbaar stelt . Dit omvat de mogelijkheid om virtuele vergaderingen voor maximaal 250 personen te hosten en livestreaming voor maximaal 100.000 kijkers gratis.

Opties voor niet-gebruikers van Office 365 of G Suite die snel en eenvoudig kunnen worden ingesteld

Zoom is een video- en audioconferentieplatform dat zowel eenvoudige online vergaderingen als groepsberichten mogelijk maakt. Medewerkers kunnen deelnemen aan Zoom-vergaderingen vanaf zowel mobiele apparaten als laptop- of desktopcomputers. Hier is een blogbericht met enkele handige tips en trucs om Zoom optimaal te benutten voor uw organisatie.

 

Workplace from Facebook is een andere geweldige optie die gratis is voor non-profitorganisaties. Het lijkt een beetje op een intern Facebook alleen voor jou en je medewerkers en vrijwilligers, maar het staat op een afzonderlijke applicatie van je persoonlijke Facebook-accounts. Workplace is ontworpen om teams te helpen communiceren, delen en samen beslissingen nemen in een veilige en privéruimte online die onafhankelijk is van andere platforms die u gebruikt voor e-mail en documentopslag. Hier is een recent blogbericht van de mensen op Workplace waarin wordt uitgelegd hoe deze tool kan worden gebruikt om verbonden te blijven tijdens de uitbraak van COVID-19.

Slack is een populair communicatie-instrument dat helpt uw ​​organisatie verbonden te houden via directe en groepsboodschappen samen met "kanalen" die kunnen worden gebruikt om discussies over specifieke onderwerpen te centraliseren. Een gratis versie van het standaardplan is beschikbaar voor organisaties met minder dan 250 werknemers.

TeamViewer is een andere optie voor organisaties met gedistribueerd personeel. Het kan door uw IT-personeel worden gebruikt om apparaten op afstand te beheren (laptops of IoT-apparaten) of door uw personeel om onderling samen te werken met behulp van de videoconferenties en online samenwerkingsfuncties. Hulpbronnen voor installatie kunnen rechtstreeks worden gevonden via TeamViewer.

Documentbeheer en samenwerking voor externe werkzaamheden

Werken met extern personeel gaat ook over het gemakkelijk kunnen delen en co-bewerken van documenten in realtime, wat cruciaal kan zijn om projecten gedaan te krijgen of voorstellen de deur uit te krijgen. Nogmaals, als u al Office 365 of Google voor non-profitorganisaties heeft, hebben die oplossingen ingebouwde documentopslag- en samenwerkingstools en u hoeft ze alleen maar te activeren.

Office 365-gebruikers

Office 365 wordt geleverd met veel opties voor het opslaan en delen van clouddocumenten. U kunt ook gebruikmaken van OneDrive, wat in wezen een online mappensysteem is voor bestandsopslag. Dit kan nuttig zijn als u probeert ervoor te zorgen dat u toegang hebt tot de documenten en bestanden die u nodig hebt als u op afstand werkt. TechSoup-cursussen hebben een inleidend overzicht van OneDrive dat gratis is voor non-profitorganisaties. Dit is een van de snelste manieren om documenten in de cloud te krijgen, zodat u ze overal kunt openen.

Om samen te werken aan bestanden en documenten, kunt u Microsoft Teams (zoals hierboven vermeld) of Microsoft SharePoint-sites gebruiken. SharePoint vereist een beetje meer instellingen, maar het kan handig zijn, vooral als u probeert documenten te delen met externe belanghebbenden. De implementatieservices van TechSoup kunnen een SharePoint-installatieproject voor u bestrijken.

G Suite voor gebruikers zonder winstoogmerk

Voor G Suite-gebruikers of voor diegenen die G Suite niet gebruiken, bevat de gratis aanbieding Google voor non-profitorganisaties Google Drive Basic, een zakelijke versie van Google Drive waarmee u rechten voor delen en toegang kunt instellen. Dit kan door elke organisatie worden gebruikt, zelfs als u Office 365 gebruikt, en is een snelle manier om een ​​documentrepository in de cloud te maken.

Box-gebruikers

Box is een andere geweldige optie voor kleine organisaties (die 10 of minder licenties nodig hebben) die snel documenten naar de cloud willen verplaatsen. Box is relatief eenvoudig in te stellen.

Toegang en machtigingen

Voor elke online documentopslag- en samenwerkingsoplossing moet u even nadenken over de toegang en machtigingen die u in verschillende mappen wilt, met name als u te maken hebt met gevoelige gegevens over donoren of onderdelen die moeten worden nageleefd.

Nog twee punten voor werken op afstand

Als uw personeel niet op afstand kan werken omdat ze desktops gebruiken in plaats van laptops, is het TechSoup Refurbished Hardware-programma een geweldige bron van goedkope, hoogwaardige laptops die vooraf zijn geladen met Windows 10.

U moet het externe werkbeleid van uw organisatie raadplegen om ervoor te zorgen dat de richtlijnen voor technologiegebruik actueel en relevant zijn voor deze situatie.

We hopen dat jullie allemaal veilig blijven en toezicht houden op de richtlijnen en adviezen van de RIVM en andere gezondheidsfunctionarissen in jullie gemeenschappen.

Op donderdag 12 maart organiseert TechSoup US om 7.00 uur Pacific Time een virtuele workshop over het beheren van de impact van COVID-19 op non-profitorganisaties. We bespreken hulpmiddelen, strategieën en bronnen om non-profitorganisaties te helpen externe werknemers te beheren. U krijgt ook de gelegenheid om vragen te stellen en best practices te bespreken met andere leden van de non-profitgemeenschap. Als dit iets is waar u van kunt profiteren, meld u dan vandaag nog aan .

Bij TechSoup is het onze missie om u te helpen uw missie uit te voeren. We zijn toegewijd om dat te doen tijdens deze huidige noodsituatie op het gebied van de volksgezondheid en daarna.

Aanvullende bronnen

Bron Techsoup US: https://blog.techsoup.org/posts/nonprofit-resources-for-remote-work-during-the-covid-19-outbreak