In de nieuwe post-Covid-19 wereld is het werken vanuit huis erg aanwezig. We hebben gezien dat veel NPO's gebruikmaken van samenwerkingsinstrumenten om te kunnen blijven opereren. Een zeer populair hulpmiddel voor werken op afstand is Slack, een berichtenplatform dat is opgebouwd rond kanalen die vergelijkbaar zijn met groepspraatjes. Door gebruik te maken van deze kanalen, of door individuele berichten naar collega's te sturen, kunnen gebruikers snel en eenvoudig communiceren vanaf elke plek ter wereld. Gebruikers kunnen interne medewerkers zijn of externe mensen die Slack gebruiken en die u uitnodigt om met u te communiceren. Als je nieuw bent op het platform, of als je niet zeker weet of het goed voor je is, lees dan verder voor een gids over de geweldige functies die Slack biedt.

Kanalen

Kanalen zijn het sleutelelement van Slack, worden gebruikt om uw gesprekken te structureren, virtuele werkruimtes te creëren en ervoor te zorgen dat het team van mensen die deel uitmaken van een bepaald kanaal toegang heeft tot de informatie die ze nodig hebben.

Binnen de kanalen is er een functie genaamd "threads", die het mogelijk maakt om discussies in Slack te organiseren en parallelle discussies te voeren die misschien niet voor iedereen relevant zijn. Als u bijvoorbeeld om opheldering moet vragen over iets dat gezegd is, kunt u met behulp van de draadjes de algemene discussie niet verstoren. Dit, samen met de emojis en de reacties, houdt het gesprek beknopt en georganiseerd. U kunt ook belangrijke documenten of berichten in een thread "spelden" om iedereen gemakkelijk toegang te geven tot de bronnen waar ze het vaakst naar moeten verwijzen en aan moeten meewerken.

U bepaalt zelf welke kanalen uw organisatie nodig heeft - u weet dit immers beter dan wie dan ook - maar hier zijn enkele ideeën om u op weg te helpen.

Functioneel

In de eerste plaats zijn aankondigingskanalen voor uw team of de hele organisatie een uitstekende manier om informatie over algemene onderwerpen te verspreiden. Dit is vooral belangrijk in onze huidige omgeving, waar de COVID-19-crisis zich voor onze ogen ontvouwt en de dingen elke dag lijken te veranderen. Hier bij TechSoup Nederland hebben we een algemeen #kanaal, dat we gebruiken om updates uit te sturen die relevant zijn voor iedereen in de organisatie.

Teamkanalen zoals #financiering of #marketing zijn plaatsen voor deze groepen om elkaar te ontmoeten, te plannen en samen te werken. Als u uw gebruikelijke werkomgeving wilt kopiëren, probeer dan elke ochtend een team te laten samenkomen in Slack op een regelmatig tijdstip, of plan een virtueel happy hour in voor het team na het werk.

Een ander voorbeeld van hoe we kanalen gebruiken om onze activiteiten bij TechSoup Nederland te ondersteunen is ons #nieuwsbrievenkanaal. Hier kunnen TechSoup Nederland teams en individuen snel items markeren die het communicatieteam zou kunnen opnemen in de komende onderwerpen, en voor elke inzending kunnen discussiethema's worden gemaakt om eender welke context te bespreken of vervolgvragen te stellen.

Hulpkanalen zijn een reddingslijn als het gaat om het oplossen van problemen met nieuwe gereedschappen en materialen. Iets als #help is vooral belangrijk voor organisaties die voor het eerst op afstand werkende software gebruiken, maar je kunt ook hulpkanalen creëren voor individuele tools.

Fun

Wanneer je gewend bent om acht uur per dag met andere mensen te werken, kan het thuiswerken je erg eenzaam maken. Speelse, niet-werkgerelateerde activiteiten kunnen helpen om het moreel op peil te houden en relaties te onderhouden. Een "honden", "yoga" of "tuinieren" kanaal, bijvoorbeeld, kan uw team in contact houden met elkaar en u helpen een beetje normaliteit te vinden in een abnormale situatie.

Een andere geweldige manier om contact te houden en elkaar aan te moedigen is het creëren van kanalen die gewijd zijn aan het vieren van je collega's. U kunt bijvoorbeeld Slack's feedback en commentaren gebruiken om te stemmen op Werknemer van de Maand. Als organisatie met één fysiek kantoor en alle medewerkers op afstand is dit voor ons een geweldige manier om ons verbonden te voelen met ons team.

De sterke punten van telewerken

Slack is ontworpen om u te helpen werken waar u ook bent. Als gevolg daarvan heeft het een aantal geweldige functies die u kunnen helpen uw thuiskantoor een beetje soepeler te laten verlopen.

Stel uw status in

Houd uw collega's op de hoogte door uw beschikbaarheidsstatus in te stellen op Slack. Een status is een aanpasbaar bericht dat anderen laat weten wat u doet. Ze zijn volledig aanpasbaar en u kunt ze op elke gewenste datum laten verlopen. Als u in een vergadering bent, in een lunchpauze, of gewoon een uurtje zonder afleiding nodig hebt, kunt u uw collega's laten weten wanneer u de volgende keer beschikbaar bent.

@Mention

Helaas kunt u op dit moment niet naar het kantoor van uw collega's gaan om hen te begroeten. Je kunt ze echter wel in een kanaal noemen als je hun aandacht nodig hebt. Een @mention zal de gemarkeerde persoon waarschuwen en hen informeren dat ze een nieuw bericht hebben. Dit is een handige manier om mensen te laten weten dat er iets dringend is, of gewoon om te verduidelijken naar wie u verwijst.

Documenten delen

Slack stelt gebruikers in staat om bestanden en documenten te delen, wat betekent dat u alle belangrijke informatie direct in Slack kunt delen zonder dat u ooit tussen tabbladen of vensters hoeft te wisselen. Door middel van integraties met Google Drive, OneDrive en andere toepassingen voor het delen van documenten, kunt u documenten in uw kanalen delen, rechten instellen via Slack en zelfs rechtstreeks vanuit Slack naar de tekst van die documenten zoeken. Dus iedereen die toegang nodig heeft, kan het snel en gemakkelijk krijgen, waardoor uw workflows efficiënter worden.

Meldingen opzetten

Slappe meldingen houden je op de hoogte van dingen die je aandacht nodig hebben. U kunt beslissen welke kanalen u voor elke update meldingen wilt ontvangen door dat kanaal te "markeren". Wanneer u een Slack-kanaal selecteert, wordt dat kanaal verplaatst naar een speciale sectie in uw zijbalk. U kunt altijd zien wanneer ongemarkeerde kanalen worden bijgewerkt door hun status te controleren (als ze vetgedrukt zijn, zijn er meldingen geweest sinds de laatste keer dat u hebt gecontroleerd).

Vergaderingen, gesprekken en videoconferenties

Hoewel Slack in de eerste plaats een samenwerkings- en berichtenplatform is, heeft het een selectie van functies en integraties die eenvoudige paden naar een persoonlijk gesprek bieden.

Wanneer u een snelle persoonlijke ontmoeting nodig heeft, of wanneer berichtgeving niet genoeg is, vanuit een Slack-kanaal of chat, klikt u gewoon op de gespreksknop om een spraak- of videogesprek te starten. U kunt gebruik maken van de ingebouwde mogelijkheden van Slack of de populaire videoconferentietools die Slack integreert met onder andere Zoom, Microsoft Teams (beschikbaar als onderdeel van de Microsoft 365-bundel) en Google Meet. Klik gewoon op een link in Slack en spring direct naar een videogesprek met de toepassing van uw keuze.

Het platform integreert ook met Google- en Outlook-agenda-applicaties, zodat u gesprekken kunt plannen en handige herinneringen voor uw vergaderingen rechtstreeks vanuit Slack kunt ontvangen.

Meer informatie over integraties

Slack heeft veel andere goed gedocumenteerde API's (Application Programming Interfaces) die derden in staat stellen de mogelijkheden van Slack uit te breiden. Er zijn letterlijk duizenden integraties die werken met Slack. U kunt tweets met de naam van uw bedrijf naar uw marketingkanaal laten sturen of uw CRM-updates naar het verkoopkanaal laten publiceren. U kunt een enquête-integratie opzetten om het team te peilen of een "Lunch Train" (dat is de naam van de applicatie) maken om een lunchlocatie voor te stellen en te coördineren wie er mee wil doen. Een van de integraties die het meeste plezier brengt is Giphy's, waarbij een schuine streep (/gif) commando met een trefwoord een leuke GIF zal weergeven.

Meer geavanceerde integraties zullen gebruik maken van slash-commando's - die fungeren als snelkoppelingen voor specifieke acties in Slack - om op beide manieren te werken. Asana, bijvoorbeeld, stelt u in staat om een nieuwe taak aan te maken met "/asana create", naast het krijgen van meldingen wanneer taken worden bijgewerkt.

Werken op afstand, als een pro

Slack is een geweldig hulpmiddel om u op de hoogte te houden, gefocust en verbonden wanneer u vanuit huis werkt. Het is intuïtief, aanpasbaar en ook gratis voor non-profit organisaties met 250 werknemers of minder. Kijk eens aan!

geschreven door Amy Hopper / Bron : https://blog.techsoup.org/posts/getting-started-with-slack