Bent u klaar voor Microsoft Office 365 voor non-profitorganisaties?

Ontdek of het voor uw organisatie voordelig is om over te stappen naar Office in de cloud

Bevindt uw personeel zich op verschillende locaties? Is er een beperkt budget voor IT-ondersteuning, zoals installaties en upgrades? Willen uw personeelsleden en vrijwilligers werken vanaf hun persoonlijke toestellen, zoals smartphones of tablets? Wenst u geen eigen Exchange mailserver in uw gebouw te onderhouden? 

Uw non-profitorganisatie of liefdadigheidsinstelling is misschien klaar om naar de cloud te migreren. Maar u bent wellicht ook wat huiverig om uw bedrijf volledig online te zetten, vooral als u met gevoelige informatie werkt. Met Microsoft Office 365 voor non-profitorganisaties is het allebei mogelijk: zowel de mogelijkheden en de beveiligde omgeving van geïnstalleerde software als de gedeelde beschikbaarheid van de cloud, waar u ook bent.

Voor non-profitorganisaties die hiervoor in aanmerking komen zijn er nu gedoneerde versies en versies aan sterk verlaagde prijs van Office 365 beschikbaar, die speciaal zijn afgestemd op non-profitorganisaties. En omdat niet alle non-profitorganisaties even groot zijn en dezelfde technologiebehoeften hebben, kunt u uit vijf abonnementen kiezen (zie verder).

Voordelen van Office 365

Office 365 verrijkt de functies voor tekstverwerking, gegevensanalyse, communicatie en productiviteit van Office waarmee uw personeel al vertrouwd is. Hieronder volgen een aantal belangrijke voordelen:

• Gehoste e-mail. Met Microsoft Exchange Online hebt u toegang tot uw e-mail, gedeelde kalenders en contactpersonen vanaf uw pc, Mac, smartphone of tablet zonder dat u gebruik hoeft te maken van een VPN of externe toegang tot uw kantoor. Office 365 biedt elke gebruiker 25 GB aan opslagruimte voor e-mail, met bijlagen van maximaal 25 MB per e-mail.
• Office Web Apps. U bent onderweg naar huis en realiseert zich dat u vergat een belangrijk document bij te werken. Wat nu? Met Office Web Apps kunt u documenten rechtstreeks in de browser (Internet Explorer, Chrome, Firefox of Safari) van uw thuiscomputer openen, bekijken en bewerken. Uw personeel sleden kunnen Office Web Apps op hun eigen toestellen gebruiken, waardoor ze de mogelijkheid krijgen om waar en wanneer dan ook te werken. 
• Documenten delen. U kunt documenten eenvoudig met uw collega's delen met SharePoint Online. Dit is een onlineopslaglocatie voor documenten in de cloud. U kunt zelfs documenten tegelijkertijd met anderen bewerken, waardoor u kostbare tijd bespaart.
• Web & video conferencing. Microsoft Skype for Business is een alles-in-één hulpmiddel voor videogesprekken, webconferenties, chatberichten en audiogesprekken. Met videoconferenties in HD kunt u met personeelsleden en vrijwilligers buiten het kantoor vergaderen en samenwerken. Lync Online bevat een realtime-functie voor het maken van aantekeningen, zodat u ideeën en aantekeningen van uw vergaderingen kunt bijhouden. 
• Beveiliging en privacy. Naast de ingebouwde bescherming tegen spam en malware voor e-mail kunt u met Office 365 ook mobiele toestellen beveiligen. Uw IT-medewerkers kunnen de beveiligingsopties van uw organisatie in één console (een beheercentrum op het web) beheren en aanpassen.  Als uw organisatie met gevoelige informatie omgaat, worden uw gegevens beschermd in de cloud. Office 365 voldoet aan branchenormen, waaronder HIPAA, FISMA, BAA.
• Social networking. Alle versies van Office 365 voor Nonprofits zijn uitegerust met Yammer, een intern sociaal netwerk voor uw organisatie.

Het geschikte abonnement kiezen

De personeelsbezetting en technische behoeften van non-profitorganisaties variëren. Er bestaat dus geen pasklaar Office 365-aanbod. Er zijn twee gratis gedoneerde abonnementen:

• Office 365 Nonprofit Business Essentials
• Office 365 Nonprofit E1

De gratis abonnementen omvatten niet de volledige offline versie van Office (met Word, Excel, PowerPoint enzovoort). Om offline te kunnen werken, kunt de nieuwste versie van Office aanvragen via TechSoup Nederland  om deze gratis Office 365-plannen aan te vullen. Office Standard is beschikbaar voor in aanmerking komende non-profitorganisaties voor een eenmalige administratiekost van 27 euro +btw en Office Professional Plus is beschikbaar voor een eenmalige administratiekost van 37 euro + btw.

Het is ook mogelijk een upgrade uit te voeren naar een betaald abonnement met aanzienlijke korting, waarbij de offline bureauticatoepassingen van Office zijn inbegrepen. Met deze abonnementen kan uw personeel de Office-toepassingen gebruiken op maximaal vijf verschillende toestellen per gebruiker. De abonnementen met aanzienlijke korting zijn:

• Office 365 Nonprofit Business Premium (1,7 euro per gebruiker per maand)
• Office 365 ENonprofit E3 (4,4 euro per gebruiker per maand)
• Office 365 ENonprofit E5 (9,8 euro per gebruiker per maand)

De Business abonnementen zijn ontworpen voor kleinere non-profitorganisaties met 1-10 gebruikers en zonder IT-personeel. Deze abonnementen zijn naar invoering, gebruik en onderhoud gemakkelijker dan de Entreprise-abonnementen, maar hebben een limiet van 300 gebruikers. De Enterprise-versies zijn daarentegen ontworpen voor organisaties van alle grootten die gebruikmaken van een server-clientnetwerk, zoals Windows Server.  Opgelet bij het maken van uw initiële keuze, want achteraf switchen van een Businessabonnement  naar een Entreprise abonnement is moeilijk.

Voor een gedetailleerde vergelijking van de kenmerken van die verschillende abonnementsformules verwijzen we u naar de Office 365 voor non-profitorganisaties pagina van Microsoft.

Migratie en onderhoud

Office 365 is ontworpen om IT-taken zo eenvoudig mogelijk te maken, zodat u zich kunt concentreren op de missie van uw organisatie. Voor non-profitorganisaties zonder IT-medewerkers geldt dat personeel met enige technische onderlegging via het beheerportal van Office 365 zelf instellingen kan configureren en services aanpassen in functie van behoeften van het personeel. Raadpleeg fasttrack.office.com voor gedetailleerde ondersteuning bij de migratie naar Office 365.

Zo krijgt u Office 365

Ga naar de website van Microsoft Office 365 fro nonprofits om te weten of uw organisatie in aanmerking komt voor het Office 365 non-profit aanbod. Deze video loodst u doorheen het volledige aanvraagproces, wat noodzakelijkerwijze via een proefversie gaat. Opgelet, deze proefversie MOET BINNEN 30 DAGEN WORDEN GEACTIVEERD. 

Non-profitorganisaties als vereniging of stichting zijn erkend om in aanmerking te komen voor de non-profitprogramma's van Microsoft. Deze organisaties hebben geen winstoogmerk en hun missie dient de lokale gemeenschap, zoals bijvoorbeeld:

• Armoedebestrijding
• Bevordering van onderwijs en opleiding
• Verbetering van sociaal welzijn
• Behoud van cultuur
• Behoud of herstel van het milieu
• Bevordering van mensenrechten
• Opbouw van maatschappelijk middenveld